Te juro que lo vi mil veces: un negocio con diez empleados y una sola clave de Mercado Pago anotada en un papel pegado a la caja. O peor, en un grupo de WhatsApp. Hasta que un día uno se va enojado, o le roban el celular, y ahí tenés que cambiar la contraseña a las apuradas mientras el negocio sigue abierto. No tiene que ser así.
La norma es clara: cada persona del equipo tiene que tener su propia cuenta, separada. No es un capricho mío ni una moda de ciberseguridad. Es orden, y el orden te salva el negocio.
Por qué una cuenta por persona (y no una compartida)
Cuando todos entran con la misma cuenta, no sabés quién hizo qué. Si hay un fraude, un contracargo o un error, no hay forma de rastrear quién fue. Y si alguien se va, tenés que cambiar la clave urgente, pero mientras tanto esa persona siguió teniendo acceso a todo.
La Disposición 74/2006 ya decía que cada miembro del equipo debe tener un usuario único no-privilegiado, con su propia contraseña. Y la Resolución 917/2008 fue más lejos: cuentas genéricas o grupales distintas para cada ambiente. O sea, no es lo mismo la cuenta para cobrar que la cuenta para administrar. Y la Resolución 2979/2013 permite que una misma persona tenga varios perfiles, pero siempre con separación de funciones.
En criollo: si vos tenés una óptica y Marta atiende el local, Marta no necesita la clave del home banking. Necesita la suya, para cobrar con el posnet o la app, y nada más.
El paso a paso para separar las cuentas hoy mismo
No te asustes, no hace falta llamar a un ingeniero. Arrancá con esto:
- Inventariá las cuentas que usás hoy. Anotá todas las plataformas: Mercado Pago, el banco, el gestor de envíos, las redes, el mail. Si no sabés por dónde empezar, hacé un inventario de cuentas y accesos primero.
- Identificá quién necesita qué. El que cobra, que tenga su perfil de cobrador. El que administra, que tenga el de administrador. Nada más.
- Creá las cuentas individuales. En la mayoría de las plataformas se hace desde el panel de administración. Por ejemplo, en Meta Business, la guía oficial explica cómo crear cuentas publicitarias separadas para cada colaborador. En Mercado Pago, desde la app o la web, podés invitar a alguien con un rol específico.
- Activá el doble factor en cada cuenta. Sí, en cada una. El doble factor es el cinturón de seguridad del negocio. Si no sabés cómo, empezá por el mail del negocio, que es la llave de todo.
- Guardá las contraseñas en un gestor. Nada de Excel compartido. Un gestor de contraseñas gratis te alcanza para arrancar. Si trabajás con tu familia, acá te explico cómo ordenarlo.
Qué pasa si un empleado se va
Con cuentas separadas, es simple: desactivás su usuario y listo. No tenés que cambiar la clave de todo el negocio ni correr a las apuradas. Ese es el verdadero alivio.
Y si te preocupa que alguien haya hecho algo raro antes de irse, con cuentas separadas podés revisar el historial de cada uno. Sin cuentas separadas, no tenés forma de saber quién fue.
Preguntas frecuentes
¿Y si somos solo dos personas, también necesitamos cuentas separadas?
Sí. Aunque sean dos, cada uno con su usuario. Si uno se enferma o se va, el otro sigue teniendo acceso sin tener que cambiar claves en el medio de una crisis.
¿Qué hago con las cuentas que ya existen y son compartidas?
Empezá por las más importantes: el banco, Mercado Pago y el mail. Creá usuarios individuales para cada persona y desactivá la compartida. Después seguí con el resto.
¿Un gestor de contraseñas es seguro?
Sí, más seguro que un Excel o un papel. Usá uno con buena reputación, activá el doble factor en la cuenta del gestor y no compartas la contraseña maestra con nadie.
¿Y si un empleado no quiere tener su propia cuenta?
Explicale que es para protegerlo a él también. Si pasa algo, él puede demostrar que no fue. Es una medida de cuidado, no de desconfianza.
¿Cuánto tiempo me lleva hacer este cambio?
Depende de la cantidad de cuentas, pero con una tarde alcanza para las principales. Y después, el mantenimiento es mínimo.
Mirá, no te pido que hagas todo en un día. Pero esta semana, sentate 20 minutos y empezá por la cuenta más importante: la del banco o la de Mercado Pago. Creá un usuario para cada persona que la use. Después seguí con el resto. El orden se construye de a poco, pero se nota desde el primer paso.
Cada negocio es distinto; tomá esto como guía y, ante un fraude o filtración en curso, contactá los canales oficiales y, si corresponde, hacé la denuncia.
Asesora de pymes, cinco años en el soporte de una fintech. Escribe sobre datos de clientes, antifraude y seguridad del negocio, en criollo.
Mas sobre Lucía Sandoval
Lucía trabajó cinco años en el soporte de una fintech, atendiendo a comercios que se comían fraudes, contracargos y cuentas hackeadas. Vio de todo, y vio que casi siempre se podía evitar. Ahora asesora a pymes y emprendedores para que protejan los datos de sus clientes y la plata del negocio sin volverse locos ni gastar una fortuna. No promete blindajes mágicos: enseña lo que de verdad mueve la aguja. Voz de Negocio Blindado, con asistencia de IA.
