Atendí a una pyme textil que se enteró de que un empleado se iba cuando el pibe ya había borrado la carpeta compartida de clientes. No fue maldad: fue que nadie le dijo qué hacer con los accesos. El dueño me llamó desesperado porque no sabía ni qué cuentas tenía el chico. Eso pasa cuando la desvinculación se maneja solo con el telegrama y el recibo de sueldo.
Mirá, la ley ya te marca el camino: cuando termina la relación laboral, tenés que registrar la baja en AFIP, comunicarlo a la ART y devolver o retirar toda la documentación y equipos de trabajo el mismo día, según la guía oficial de Fin de la relación laboral. Y el Marco legal suma: liquidación final, cancelar aportes, constancia de baja a obra social y ART. Pero lo que no dice la ley es cómo cerrar la puerta digital. Y ahí es donde se te puede ir todo el negocio.
Te lo simplifico con el checklist que uso con mis clientes. Ordená esto el mismo día que el empleado se va. No al otro día. Ese día.
1. Bajá los accesos antes de que se vaya
No esperés a que termine el turno. A las 9 de la mañana, cuando entra, sentate con él y desactivá todo. Las Preguntas frecuentes sobre orientación laboral recomiendan notificar por escrito, registrar la baja en AFIP, cancelar accesos a sistemas internos y retirar credenciales de seguridad. Hacé eso. No dejes que el pago de la liquidación sea el último paso: que el último paso sea que él ya no pueda entrar a nada.
¿Qué cuentas? Todas. El correo del negocio, el gestor de contraseñas (si usás uno, y si no, esta guía te ordena), el perfil de Mercado Pago, la cuenta de Instagram, el sistema de facturación, el drive compartido. Todo.
2. Cambiá las contraseñas que él conocía
No alcanza con desactivar su usuario. Si él tenía la clave del Wi-Fi del local o la del perfil de la empresa en Instagram, esa clave ya no es segura. Cambiala. Y si compartían una misma contraseña entre varios (lo vi mil veces), ese es el momento de separar accesos. Cada empleado con su propio usuario. Siempre.
Ah, y activá el doble factor en todas las cuentas del negocio. Si todavía no lo hiciste, seguí esta guía paso a paso. El doble factor es el cinturón de seguridad del negocio.
3. Recuperá los equipos y revisalos
La Ley 19.587 de Higiene y Seguridad en el Trabajo dice que el empleador tiene que adoptar medidas de higiene y seguridad, y eso incluye retirar equipos de protección. Llevado al mundo digital: recuperá la notebook, el celular corporativo, la tablet. Y antes de formatearlos, revisá si hay archivos personales mezclados con datos de clientes. Si ves algo que no tendría que estar afuera, borralo.
Una vez que tenés el equipo, formatealo de fábrica. No confíes en que “borró todo”.
4. Revisá los accesos remotos y las sesiones abiertas
Esto es lo que más se pasa por alto. El empleado tenía la sesión de WhatsApp Web abierta en su compu personal. O el mail del negocio en el celular de él. O una VPN. Todo eso hay que cerrarlo. Andá a la configuración de cada servicio y fijate desde qué dispositivos está iniciada la sesión. Cerrá todo lo que no sea del negocio.
Si usan un gestor de contraseñas (deberían), revocá el acceso de ese usuario desde la consola de administración. No alcanza con que él no recuerde la clave: el acceso tiene que desaparecer.
5. Dejá constancia de todo
No es desconfianza, es orden. Hacé un papel firmado por ambos donde diga: “Se retiraron los accesos a X, Y, Z. Se devolvieron los equipos A, B. Se cerraron las sesiones en los servicios W.” Guardalo con la liquidación final. Si algún día tenés un problema, ese papel te salva.
¿Qué hago si el empleado ya se fue y no hice nada de esto?
Hoy mismo. Cambiá todas las contraseñas que él conocía. Revisá sesiones activas. Si usaban un Excel compartido con claves, ese Excel ya no existe: pasá todo a un gestor de contraseñas. Y activá el doble factor en todas las cuentas. No esperés.
¿Y si el empleado se fue mal y sospecho que puede hacer algo?
Además de los pasos de arriba, revisá los logs de acceso de los últimos 30 días. Fijate si hubo descargas masivas, cambios de contraseñas o accesos a horarios raros. Si ves algo, guardá capturas y, si corresponde, hacé la denuncia. Pero primero, cerrá todo.
¿El doble factor lo tengo que activar en todas las cuentas o solo en las importantes?
En todas. La cuenta de Instagram del negocio es tan importante como la de Mercado Pago. Una estafa con un comprobante trucho puede empezar por un mensaje directo. No dejes ninguna sin protección.
¿Necesito un software caro para gestionar accesos?
No. Con un gestor de contraseñas gratis (Bitwarden, por ejemplo) y una planilla de quién tiene acceso a qué, alcanza. Lo caro es no hacer nada y después tener que pagar un fraude.
¿Cada cuánto tengo que revisar los accesos de los empleados?
Cada vez que alguien se va, y al menos una vez por trimestre aunque no se haya ido nadie. La rotación de personal no avisa. Si tenés empleados que entran y salen, hacelo cada mes.
Esta semana, sentate 20 minutos y armá tu propio checklist. No esperés a que se vaya alguien para darte cuenta de que no sabés qué cuentas tenía. El dato del cliente es prestado, no tuyo. Cuidalo como tal.
Cada negocio es distinto; tomá esto como guía y, ante un fraude o filtración en curso, contactá los canales oficiales y, si corresponde, hacé la denuncia.
Asesora de pymes, cinco años en el soporte de una fintech. Escribe sobre datos de clientes, antifraude y seguridad del negocio, en criollo.
Mas sobre Lucía Sandoval
Lucía trabajó cinco años en el soporte de una fintech, atendiendo a comercios que se comían fraudes, contracargos y cuentas hackeadas. Vio de todo, y vio que casi siempre se podía evitar. Ahora asesora a pymes y emprendedores para que protejan los datos de sus clientes y la plata del negocio sin volverse locos ni gastar una fortuna. No promete blindajes mágicos: enseña lo que de verdad mueve la aguja. Voz de Negocio Blindado, con asistencia de IA.
